Zaalreservaties

Gebruiksvoorwaarden zaalreservaties

De KVAB stelt haar lokalen in het Paleis der Academiën en in het Troongebouw ter beschikking voor wetenschappelijke of artistieke samenkomsten van academisch niveau. De capaciteit van de zalen bedraagt maximaal 250 personen.

Geïnteresseerden kunnen een schriftelijke aanvraag richten tot de vast secretaris.

Artikel 1.

Overeenkomst

De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten, hierna genoemd "KVAB" kan de Troonzaal, de Marmerenzaal, de vergaderzalen, de toegangshal en het atrium van het Paleis der Academiën onder de hierna beschreven contractuele voorwaarden geheel of gedeeltelijk ter beschikking stellen voor de organisatie van niet-commerciële activiteiten door derden, hierna genoemd "de gebruiker".

De KVAB acht zich slechts gebonden tegenover de gebruiker na de instemming van het bestuur en na het akkoord verklaren met de gebruiksvoorwaarden door de gebruiker.

Het is de gebruiker verboden deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen.

Het bedrag van de bijdrage in de onkosten wordt bepaald in het contract.

Artikel 2.

Aard van de activiteit
De activiteit dient een academisch karakter te bezitten.

De accommodatie van de KVAB wordt alleen ter beschikking gesteld voor manifestaties met een academisch karakter.

Artikel 3.

Aanvraag en terbeschikkingstelling

De aanvraag dient via de heer Kris Brossé te gebeuren ten minste één maand vóór de datum van de geplande activiteit. Hierbij moeten alle nuttige gegevens worden vermeld zoals: identiteit van de aanvrager, aard en doel van de manifestatie (vergadering, bijeenkomst of activiteit), datum en tijdstip van gebruik, duur en verwacht aantal deelnemers.

Artikel 4.

Aankondigingen en publiciteit
  • Op al het drukwerk wordt op de eerste pagina de naam en het logo van de KVAB vermeld (uitnodiging, programma,...). Deze zijn beschikbaar als jpeg file op deze website
  • de organisator bezorgt minimaal 14 dagen voor de manifestatie een exemplaar van alle drukwerken voor aankondigingen en publiciteit aan de KVAB
  • reclamemateriaal, publicitaire versieringen of aankondigingen zijn verboden zowel binnen als buiten het Paleis der Academiën.

Artikel 5.

Gebruikstijden

De specifieke gebruikstijden worden vastgelegd bij het opmaken van de overeenkomst. De gebruiker dient zich te houden aan de afgesproken uren.

De gebruiker verbindt er zich toe het paleis der academiën te verlaten na het evenement en nadat de gebruikte zalen in hun oorspronkelijke toestand werden hersteld.

Artikel 6.

Gebruik van de zalen
  • De gebruiker mag enkel die zalen gebruiken waarvoor de KVAB de uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. De lokalen zullen in goede staat ter beschikking van de organisator worden gesteld. De organisator kan in voorkomend geval samen met een personeelslid van de KVAB eventuele gebreken schriftelijk vaststellen vóór het in gebruik nemen van de ruimten.
  • De gebruiker en de deelnemers moeten de aanwijzingen en richtlijnen opvolgen die hun door het personeel van de KVAB worden gegeven teneinde de veiligheid van personen en de goede werking van de installaties te verzekeren. Het is niet toegestaan andere lokalen te betreden.
  • De gebruiker verbindt er zich toe voor de ter beschikking gestelde lokalen te zorgen als een goede huisvader. De organisator dient elke schade ter vergoeden die aan de zalen, het materiaal en de installaties wordt toegebracht tijdens de gebruiksduur van de zalen.
  • De KVAB wijst elke aansprakelijkheid af voor de beschadiging of het verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de organisator van het evenement

Artikel 7.

Beperkingen inzake het gebruik van de zalen
  • Het is de gebruiker verboden andere manifestaties in de zalen in te richten dan deze waarvoor de overeenkomst werd aangegaan.
  • In het Paleis der Academiën geldt een algemeen rookverbod
  • Aan gordijnen, zolderingen en muren mag niets worden bevestigd zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke van de KVAB
  • Het is de gebruiker verboden zelf de inrichting van de zalen te wijzigen door het toevoegen of verplaatsen van meubilair, kunstwerken en/of uitrusting

Artikel 8.

Levering van materialen
  • De KVAB kan projectiemateriaal, schermen en audio- en videotoestellen ter beschikking stellen.
  • In principe mag het materiaal dat nodig is voor de manifestatie ten vroegste één dag voor de ingebruikneming van de lokalen worden geleverd.
  • Een afgevaardigde van de organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen. De KVAB tekent in geen geval voor de ontvangst. De KVAB kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de geleverde materialen.
  • De organisator dient vooraf te informeren waar de goederen kunnen geleverd en geplaatst worden.
  • Onmiddellijk na de manifestatie of één werkdag na het einde van de manifestatie moeten de goederen worden afgehaald.