Tweede advies op klachtendossiers

Deze pagina gaat over tweede adviezen over concrete klachtendossiers. Voor de algemene-adviesfunctie van de VCWI, zie Algemene adviezen.

De Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit kan, indien gevraagd, een tweede advies geven op klachtendossiers inzake wetenschappelijke integriteit. Tweedeadviesaanvragen behandelt de VCWI alleen als ze bekeken zijn door het orgaan in de instelling dat bevoegd is voor het onderzoeken van vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit. In de meeste instellingen, zoals de universiteiten, zijn dat de CWI's (Commissie Wetenschappelijke Integriteit). Meer informatie over de procedures aan de verschillende instellingen vindt u op het overzicht van aangesloten instellingen. De VCWI geeft dus alleen een tweede opinie.

Men kan bij de VCWI terecht met een vraag om tweede advies over een vermeende inbreuk op wetenschappelijke integriteit als:

  1. de CWI van een instelling een klacht of melding heeft ontvangen, de CWI hierover een mededeling heeft verstuurd die duidelijk maakt dat de procedure bij de CWI afgerond is, en een kopie van deze mededeling bij de tweedeadviesaanvraag is gevoegd;
  2. de identiteit van de tweedeadviesvrager bekend is, en één van de volgende is: hetzij de instelling, hetzij degene die de vermeende inbreuk heeft gemeld bij de CWI, hetzij degene wiens integriteit in vraag gesteld wordt;
  3. de vraag tot tweede advies de VCWI bereikt, ten laatste 30 kalenderdagen na de mededeling door de CWI.

De adviezen kunnen zowel gaan over de grond van de zaak als over de gevolgde procedure. Over individuele disciplinaire maatregelen spreekt de VCWI zich niet uit.

Klachtendossiers over het gedrag van studenten vallen buiten de bevoegdheid van de VCWI.

Een tweede advies aanvragen

Om te controleren of u wel aan het juiste adres bent bij de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit: zie checklist voor tweedeadviesaanvragen. De precieze beschrijving van voorwaarden en modaliteiten vindt u in het reglement van de VCWI.

Aanvragen om een tweede advies over dossiers over vermeende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit kunnen worden ingediend bij de secretaris van de VCWI, bij voorkeur per e-mail (secretaris@vcwi.be). Indien dat onmogelijk is, kan de aanvraag ook per post verstuurd worden naar

Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit
Paleis der Academiën
Hertogsstraat 1
1000 Brussel

Inhoudselementen van de adviesaanvraag De aanvraag voor een advies is vormvrij (geen vast formulier), maar dient wel de volgende elementen te bevatten:

  • Uw identiteit als tweedeadviesaanvrager en contactinformatie waarop u te bereiken bent.
  • Uw hoedanigheid als partij in de eerstelijnsbehandeling van dit dossier (instelling, melder bij de CWI, vermeende pleger).
  • Een korte, feitelijke beschrijving van de melding/klacht.
  • Een korte, feitelijke samenvatting van de eerstelijnsbehandeling van dit dossier.
  • Een beknopte motivering voor de behandeling van dit dossier in tweede instantie door de VCWI.
  • Een kopie van het CWI-advies wordt als bijlage bij de tweedeadviesaanvraag gevoegd.

Een meer gedetailleerd overzicht van wat een tweedeadviesaanvraag moet bevatten, is beschreven in de checklist voor tweedeadviesaanvragen.

De VCWI-procedure

Wanneer mag u een advies verwachten?

De secretaris legt de vraag binnen de zeven dagen na de dag van ontvangst ervan voor aan de voorzitter. Binnen de 21 dagen na die voorlegging deelt de VCWI aan de tweedeadviesaanvrager mee of het ontvankelijk is of niet. Binnen de 60 kalenderdagen na het ontvankelijk verklaren van een vraag tot advies komt de VCWI samen. Een advies volgt binnen de 6 maanden na de dag van de eerste vergadering van de VCWI over het dossier.

Hoe verloopt de behandeling van het dossier?

De VCWI nodigt binnen de termijn van zes maanden waarbinnen het dossier moet behandeld worden elke betrokken partij uit om gehoord te worden. De VCWI kan daarnaast bijkomende informatie opvragen en getuigen en/of experts uitnodigen. Van elke zitting wordt een verslag opgemaakt.

Wat gebeurt er met een advies van de VCWI?

Een advies van de VCWI wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de instelling, aan diegene die de klacht meldde aan de CWI en aan degene wiens integriteit in vraag wordt gesteld, voor zover deze eerder op de hoogte waren gesteld.

De instellingen die verklaard hebben de VCWI als adviserend orgaan te erkennen, verbinden zich ertoe rekening te houden met het tweede advies bij nog te nemen maatregelen die binnen hun bevoegdheid liggen.

Wat met de vertrouwelijkheid van het dossier?

Elk lid van de VCWI is verplicht tot strikte confidentialiteit in verband met de behandelde dossiers, dit met betrekking tot zowel de inhoud van het dossier als tot wat besproken is in de beraadslaging over een tweedeadviesaanvraag. Alle leden van de VCWI, ook de secretaris en juridisch adviseur, ondertekenen hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

Experts en getuigen dienen een confidentialiteitsverklaring te ondertekenen voordat ze gehoord worden of voordat hun informatie uit het dossier wordt verstrekt. De confidentialiteitsverklaring dient eveneens ondertekend te worden door de partijen die een dossier voor advies hebben voorgelegd aan de VCWI.

Bovendien staan de instellingen die dit reglement hebben ondertekend er mee voor in dat personeelsleden die in welke hoedanigheid ook betrokken zijn bij een VCWI-dossier, confidentialiteit in acht nemen met betrekking tot dat dossier.

Wat met belangenconflicten?

Indien een lid van de VCWI betrokken is bij een te behandelen vraag tot advies neemt dat lid niet deel aan de vergadering en krijgt het geen inzage in de desbetreffende documenten. Indien een lid een belangenconflict met betrekking tot een te behandelen agendapunt of dossier meent te hebben, geeft het dat voor de vergadering of bij het begin daarvan aan. Behalve indien wordt vastgesteld dat er geen belangenconflict bestaat, neemt het betrokken lid niet deel aan de beraadslagingen over dat punt of dossier en verlaat het betrokken lid tijdens de behandeling daarvan de vergadering. Elk lid dat wél deelneemt aan de besluitvorming over een advies door de VCWI, ondertekent in verband daarmee een onafhankelijkheidsverklaring.

Elke betrokkene bij een tweedeadviesaanvraag (diegene wiens integriteit in vraag wordt gesteld, de melder bij de CWI of de instelling) kan aanvoeren dat één of meerdere leden van de VCWI een vermeend belangenconflict hebben met betrekking tot de behandeling van voorliggend dossier. Deze melding moet gebeuren, onmiddellijk nadat de betrokkenen zijn geïnformeerd over de opening van het dossier bij de VCWI. Als de VCWI dit belangenconflict verwerpt, gebeurt dit in een met redenen omklede afzonderlijke beslissing.